Verbessere die Kommunikation: so erstellst du ein Kommunikationsdiagramm

Kommunikation ist der Austausch von Informationen. Damit ist eine Kommunikation auch nur dann erfolgreich und abgeschlossen, wenn die Informationen nicht nur gesendet wurden, sondern auch beim Empfänger wirklich angekommen UND verstanden worden sind.

Dabei haben Informationen eine wichtige Motivationsfunktion. Es ist ein Grundbedürfnis von uns Menschen gut informiert zu sein und eine frühzeitige und vollständige Information gilt für uns daher auch als Vertrauensbeweis.

Als Führungskraft ist Information und Kommunikation besonders wichtig. Denn nur informierte Mitarbeitende können mitdenken, mitplanen, mitentscheiden etc.

Um die stattfindende Kommunikation in deiner Abteilung sichtbar zu machen, zu verstehen und zu verändern, hilft dir ein sogenanntes Kommunikationsdiagramm. Dieses zeigt dir die Wege, welche die Kommunikation nimmt. Wer mit wem wie häufig kommuniziert und wer mit wem gar nicht oder zu selten. Regelmäßige Kommunikation wird durch eine normale durchgezogene Linie dargestellt. Die Häufigkeit der Kommunikation wird durch die Dicke der Linie gezeigt. Je dicker die Linie, desto häufiger der Austausch. Findet eine Kommunikation nicht regelmäßig statt, wird eine gestrichelte Linie genutzt. Findet keine Kommunikation statt, gibt es keine Linie. Fließen die Informationen nur in eine Richtung, kann das zusätzlich durch Pfeile dargestellt werden.

Im Beispiel hier findet eine regelmäßige Kommunikation nur zwischen A und B, B und E, C und D sowie F und D statt. A kommuniziert überhaupt nicht mit F und D. Auch B kommuniziert nicht mit F. C hingegen könnte für wichtige Informationen ein Multiplikator sein, denn zumindest gelegentlich kommuniziert C mit allen. Zwischen D und E findet auch keine Kommunikation statt. Häufige Kommunikation findet nur zwischen A und B sowie zwischen C und D statt. Dies lässt auf ein größeres Vertrauensverhältnis zwischen diesen Personen schließen und macht eine regelmäßige Zusammenarbeit, auch informell ohne konkrete Aufforderung dazu, wahrscheinlich.

Um dir ein wenig Orientierung in dem Thema zu geben, erklären wir dir nachfolgend die 4 Grundarten der Kommunikationsstrukturen. Diese können in der Realität jedoch auch als Mischformen vorkommen und finden sich selten in Reinkultur.

Die einfachste Form ist die Kette.

A spricht nur mit B. Wenn A mit C in Kontakt treten will, geschieht dies über B als Vermittler. Sollte A sogar Informationen für E haben, müssen diese von B, C, und D „durchgeleitet“ werden. Dies hat eine hohe Gefahr von Missverständnissen, ähnlich wie beim Spiel „Stille Post“. Je länger die Kette ist, desto eher gehen Informationen unter, werden vergessen, durch eigene Interpretationen ergänzt und kommen damit beim letzten Glied nahezu nie vollständig an. Zwar ist diese Kommunikationsstruktur schnell in der Weitergabe von Informationen, eignet sich aufgrund der hohen Gefahr von Missverständnissen eigentlich nur für isolierte Einzeltätigkeiten und klare Abgrenzungen zwischen den Personen. Ein Zusammenarbeiten und eine gemeinsame Problemlösung ist mit dieser Kommunikationsstruktur nicht möglich.

Eine weitere Form, die wir häufig bei einer hohen Konzentration von Macht finden, ist der Stern.

Die Macht über die Weitergabe von Informationen liegt hier bei C als der Zentralposition. Diese Person entscheidet komplett darüber, ob und welche Informationen alle anderen Personen erhalten. Es herrscht damit von allen eine große Abhängigkeit von C vor. C sichert sich damit ein hohes Maß an Kontrolle. Dies kann für manche Routineaufgaben durchaus sinnvoll sein, geht jedoch in der Mitarbeiterführung in der Regel zulasten der Zufriedenheit und Motivation. Außerdem ist die gesamte Kommunikation abhängig von der Verfügbarkeit und Fähigkeit einer Person. Ist diese krank oder im Urlaub, steht meistens alles still.

Ein typisches Muster für stark hierarchisch gegliederte Organisationen ist die Hierarchie.

Diese Kommunikationsstruktur zeigt den klassischen Dienstweg. Ein Mitarbeitender kann sich nur mit seinem direkten Vorgesetzten austauschen. Der direkte Vorgesetzte könnte damit dann zu seinem Vorgesetzten gehen usw. Auch dies ist im Prinzip eine ähnlich zentralisierte Struktur wie der Stern, wenn auch etwas mehr ausdifferenziert. Macht und Kontrolle bündeln sich auf den höheren Ebenen. Hinsichtlich des Erhaltens von Informationen herrscht gerade auf den unteren Ebenen eine größere Abhängigkeit vor. Zentralisierte Strukturen begünstigen zwar die Stabilität einer Organisation, machen die Kommunikation jedoch träge und weniger motivierend. Kreativität und Partizipation werden gehemmt.

Mit Blick auf die heutigen Anforderungen an moderne Mitarbeiterführung ist das vollständige Netzwahrscheinlich die beste Kommunikationsstruktur.

In dieser Struktur hat jede Person zu jeder anderen Person einen regelmäßigen Austausch. Dies ermöglicht ein Arbeiten auf Augenhöhe, was Beziehungen und Zufriedenheit verbessert sowie eine gemeinsame Erarbeitung von Problemlösungen, um die Ideen und Talente aller zu nutzen. Jedoch ist diese Struktur in ihrer Reinform sehr zeitintensiv und deshalb wahrscheinlich nicht zu jedem Zeitpunkt und bei jeder Arbeitsaufgabe vollständig umsetzbar. Sie bleibt oft ein angestrebtes Ideal, das mal mehr oder mal weniger erreicht wird. Je mehr Kreativität und Zufriedenheit gewünscht werden, desto näher sollte man diesem Ideal kommen. Jedoch fordert diese Form auch eine hohe Fähigkeit zur Kommunikation von allen Beteiligten.

Letztendlich bestimmen die Arbeitsaufgaben sowie die vorhandenen Fähigkeiten zur Kommunikation welche Form der Kommunikation am besten funktioniert. Es lohnt sich jedoch dies regelmäßig zu reflektieren, weil sich zum einen Aufgaben und Anforderungen stetig ändern, auch öfter der Austausch von Personen stattfindet und sich aus der Reflexion oft verblüffend einfache Lösungsansätze zur Verbesserung ableiten lassen.

Probiere es doch einfach mal direkt aus!

Dir fällt es schwer die Kommunikationsstruktur deiner Abteilung zu ermitteln? Schreib uns einfach, entweder geben wir dir ein paar kleine Tipps direkt mit oder wir erstellen für dich komplett dein aussagekräftiges Kommunikationsdiagramm inklusive vieler Tipps für Maßnahmen, um eure Kommunikationsstrukturen zu verbessern.